1. Общие положения

УТВЕРЖДЕНА

приказом председателя

Федерального арбитражного суда

Северо-Кавказского округа

от «22 » марта 2005 г. № 10,

в ред. приказов от 22.06.06,

от 25.10.06 № 64, от 07.03.07 № 19

от 16.07.07 № 43, от 27.11.07 №70

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ФЕДЕРАЛЬНОМ АРБИТРАЖНОМ СУДЕ

СЕВЕРО-КАВКАЗСКОГО ОКРУГА

Краснодар

2005

##### Содержание

1. Общие положения. 3

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции. 11

3. Делопроизводство по прохождению кассационных жалоб. 16

3.11Делопроизводство по прохождению кассационных жалоб по делам, содержащим государственную тайну

4. Делопроизводство по пересмотру вступивших в законную силу

судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам. 22

5. Прием, учет и хранение вещественных доказательств. 24

6. Документальное оформление работы президиума суда. 26

7. Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции. 27

8. Прием и передача служебной информации по каналу

факсимильной связи и электронной почте. 32

9. Основные требования к составлению и оформлению

документов (кроме судебных актов) 34

10. Подготовка распорядительных и инициативных документов. 39

11. Организация личного приема и рассмотрение

обращений граждан. 43

12. Контроль за исполнением документов и поручений. 46

13. Контроль за ведением делопроизводства. 50

14. Справочно-информационная работа. 52

15. Изготовление, использование, учет и хранение

печатей, штампов и бланков. 54

16. Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 56

17. Печатные работы. 57

18. Тиражирование документов и копировальные работы. 58

19. Составление номенклатуры дел. 60

20. Экспертиза ценности документов. 67

21. Оформление для передачи в архив судебных дел и дел по номенклатуре. 69

22. Выдача из архива судебных дел и дел по номенклатуре,

подлинников и копий документов. 72

# 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном арбитражном суде Северо-Кавказского округа[1] разработана на основе Федерального конституционного закона «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.03.04 № 27, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации[2], иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству, приказов Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[3] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4] в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа[5].

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями ФАС СКО.

1.3[P1] . Для работы с документами в суде применяется автоматизированная информационная система «Судопроизводство» (далее – АИС «Судопроизводство»).

Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями суда. Методическое руководство работой с документами возлагается на общий отдел.

Контроль за эксплуатацией АИС «Судопроизводство» в суде возлагается на группу по информатизации

В Инструкции используются следующие термины:

- «экспедиция» – специалисты (специалист) канцелярии суда, получающие корреспонденцию из отделений связи, от граждан, организаций и отправляющая исходящую корреспонденцию;

- «группа регистрации» – специалисты (специалист) канцелярии суда, регистрирующие документы в базе данных автоматизированной информационной системы, в журналах поступающих заявлений, жалоб, иной корреспонденции, на регистрационных карточках;

- «общий отдел» – структурное подразделение суда (канцелярия суда), занимающееся делопроизводством, в состав которого входят указанные выше специалисты;

- «архивариус» – заведующий архивом, специалист делопроизводства, на которого возложена обязанность работы с архивом суда;

- «специалисты судебного состава» – сотрудники суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства в судебных коллегиях, составах, а также у конкретных судей.

1.4. На помощника судьи согласно статье 58 АПК РФ возлагаются обязанности по оказанию помощи судье в подготовке и организации судебного процесса. В соответствии с законодательством Российской Федерации, должностной инструкцией помощника судьи ФАС СКО, утвержденной приказом председателя суда 21.03.03, и данной Инструкцией может исполнять функции по ведению делопроизводства, непосредственно связанные с совершением процессуальных действий.

1.5[P2] . Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для сотрудников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации а также за полноту, достоверность и своевременность занесения данных в АИС «Судопроизводство».

Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на заместителей председателя суда и руководителя аппарата – администратора суда, курирующих соответствующие подразделения.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных коллегиях и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут руководители судебных коллегий и подразделений.

Ведение делопроизводства в судебных коллегиях осуществляется специалистами судебных коллегий и составов.

1.7. Ответственный за делопроизводство (начальник общего отдела), назначенный приказом председателя суда, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит сотрудников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.

1.8. На специалиста судебного состава возлагаются следующие обязанности:

- направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи о времени и месте судебного заседания;

- проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

- формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

- контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

- ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

- контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

- вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

- ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела, «Кассационного производства» в части, касающейся судебного разбирательства;

- введение необходимой информации в автоматизированную систему «Судопроизводство», регистрационные журналы или карточки;

- подготовка и сдача судебных дел в архив суда;

- выполнение другой работы по поручению председателя судебной коллегии, судебного состава, судьи.

1.9. На специалиста по делопроизводству судебной коллегии, состава, структурного подразделения возлагаются следующие обязанности:

- прием, регистрация, учет и передача исполнителям по указанию руководителей по журналу учета входящей корреспонденции и документов: заявлений и судебных дел, дополнительных материалов к поступившим заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации;

- оформление, конвертование (упаковка), адресование исходящих (отправляемых) из судебной коллегии, подразделения документов, составление на них реестра и передача в канцелярию под расписку в реестре;

- ведение необходимой справочно-информационной работы;

- направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда, оформление кассационных производств;

- подготовка предложений по номенклатуре дел судебной коллегии, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;

- периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, сотрудников судебной коллегии, подразделения;

- информирование председателя судебной коллегии, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;

- ежедневный ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем[6] «Судопроизводство» и «Делопроизводство», ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов и дел;

- обеспечение сохранности и правильного использования компьютерной техники;

- своевременная подготовка и оформление заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача сотрудникам;

- хранение штампов, бланков и учет их использования в судебном составе, подразделении;

- выполнение другой работы по поручению руководителей судебных коллегий, составов и подразделений.

1.10. При уходе в отпуск специалистов делопроизводства, при перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах имеющиеся у них документы передаются другому сотруднику, на которого руководителем судебной коллегии, судебного состава или подразделения возлагаются обязанности ведения делопроизводства.

1.11. Судьи и сотрудники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через общий отдел находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем. При длительной болезни сотрудника дела и документы по письменному распоряжению руководителя коллегии, судебного состава, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через общий отдел назначенному исполнителю.

Кассационные жалобы, судебные дела передаются только под расписку принимающего их судьи в журнале учета заявлений и дел судебного состава.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе сотрудника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела и документы.

1.12. Передача документов и дел из одного судебного состава в другой осуществляется только через канцелярию суда, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.

1.13. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей, консультанты, специалисты судебной коллегии и состава соблюдают следующие правила:

- поступающие судебные дела и документы регистрируются в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня (исключая нерабочие дни) передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям согласно специализации;

- сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего дня вводятся специалистами по делопроизводству в БД АИС или фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках, на обложках судебных дел, апелляционных и кассационных производств.

Сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в БД АИС в день их отправки или выдачи.

В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

1.14. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей, консультанты и специалисты по делопроизводству.

1.15. Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения председателя суда.

1.16. Судьи и сотрудники суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случаях утраты дел или документов начальник общего отдела немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю суда или его заместителю, курирующему общий отдел, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата.

По факту утраты дел или документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается решение.

1.17. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов.

1.18. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

1.19. Исходящая из суда корреспонденция отправляется только через экспедицию суда.

# 2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающая в суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в канцелярии суда.

Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений, от фельдъегерской службы, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня. Все документы на имя председателя суда передаются в секретариат.

При поступлении документов специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.

Конверты прилагаются к документам.

2.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю в срок до двух дней после поступления с сопроводительным письмом, подписанным начальником общего отдела. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

2.3. В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении или описи дела документов, повреждении документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами экспедиции. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (приложение № 1).

2.4. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в суде.

2.5. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: кассационные жалобы, заявления о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т. д.

2.6. При большом объеме поступающих документов сортировка может производиться и по другим категориям: документы, вытекающие из гражданско-правовых отношений, из административно-правовых отношений.

Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.

Поступившая корреспонденция, как правило, передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.

2.7. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля – на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления.

2.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.

Поступившие факсограммы регистрируются в журнале телефонограмм и факсограмм (приложение № 2) и в день поступления передаются руководителю, которому адресована факсограмма.

Текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в журнале телефонограмм и факсограмм (приложение № 2) и в день поступления передается руководителю, которому адресовано сообщение.

Поступившие по электронной связи электронные сообщения регистрируются консультантом по информатизации с регистрацией в журнале учета (приложение № 2-а). В случае необходимости отправитель извещается о необходимости досылки оригинала документа.

В секретариате председателя суда ведется журнал приема-передачи телефонограмм (приложение № 2) и электронных сообщений (приложение № 2‑а), поступивших на имя председателя и его заместителей.

Прием и регистрация электронных сообщений на персональный электронный адрес секретариата председателя суда осуществляется в установленном порядке.

Листы названных журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью канцелярии.

2.9. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам возвращенные отделениями связи ввиду ненахождения адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, с уведомлениями лиц, участвующих в деле, о времени и месте судебного заседания.

2.10. На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.11. Ввиду сокращенных сроков рассмотрения ходатайств о приостановлении исполнительного производства подлежат немедленной передаче из экспедиции в группу регистрации. После регистрации в день получения они передаются по реестру в судебный состав согласно специализации или судье, в производстве которого находиться дело.

2.12. Регистрация поступающих в суд документов, материалов и дел может производиться в базе данных автоматизированных систем «Судопроизводство» и «Делопроизводство», а также на регистрационных карточках и в журналах регистрации установленной формы.

2.13. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку (приложение № 3).

В справке может быть указано также наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, фамилия, инициалы заявителя, наименование обратившейся организации, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.

В случае нахождения документа на исполнении, последующие документы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.

2.14. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада председателю суда, заместителям председателя суда (согласно распределению обязанностей между ними), регистрируются в БД АИС (журнале, на карточках) и передаются под расписку в реестре или регистрационных карточках в секретариат председателя суда, секретарю (в приемную) соответствующего руководителя.

2.15. Если вышестоящей инстанцией дело направлено на новое судебное разбирательство в суд, судебный акт которого отменен или изменен, регистрационный номер его не меняется и в день поступления дело передается по реестру в секретариат председателя суда. При наличии резолюции председателя суда дело по реестру передается в указанный в резолюции судебный состав для рассмотрения.

2.16. Если вышестоящей инстанцией судебное дело направлено
на новое кассационное рассмотрение из другого арбитражного суда, то регистрация таких дел в суде кассационной инстанции производится под очередным номером поступающих судебных дел с жалобами.

Процессуальные сроки при этом исчисляются с момента поступления судебного дела в арбитражный суд для нового рассмотрения.

# 3. Делопроизводство по прохождению кассационных жалоб

«3.1. Кассационная жалоба может быть подана на вступивший в законную силу судебный акт первой, а также апелляционной инстанций, принятый по конкретному делу.

Кассационная жалоба на несколько судебных актов, принятых по различным, хотя и однородным делам или с участием одних и тех же лиц, но по разным делам, в соответствии со статьей 275 АПК РФ подлежит возврату на основании определения суда кассационной инстанции.

3.2. К кассационной жалобе должны быть приложены: копия обжалуемого судебного акта; документы, подтверждающие уплату государственной пошлины в установленном порядке и размере или право на получение льготы по уплате; документы, подтверждающие направление или вручение другим лицам, участвующим в деле, копий кассационной жалобы и документов, которые у них отсутствуют; доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание кассационной жалобы.

К жалобе могут быть приложены ходатайства о предоставлении отсрочки, рассрочки уплаты государственной пошлины, об уменьшении ее размера, о принятии судом обеспечительных мер.

3.3. Канцелярия принимает входящую корреспонденцию по кассационным жалобам и делам, проверяет по описи целостность корреспонденции и не позднее одного часа с момента поступления корреспонденции передает жалобы с делами начальнику отдела анализа арбитражной практики и учета законодательства. К жалобам прилагаются карточки категории спора с указанием номера дела в суде первой инстанции (приложение № 28). Начальник отдела анализа арбитражной практики и учета законодательства указывает в карточках категорию или подкатегорию спора согласно классификаторам АИС “Судопроизводство” и не позднее двух часов с момента получения кассационной жалобы передает ее с карточкой регистрации и делом в канцелярию суда. В период отсутствия начальника отдела анализа арбитражной практики и учета законодательства ввиду болезни, отпуска или командировки указание категории или подкатегории спора по жалобе осуществляет сотрудник отдела анализа арбитражной практики и учета законодательства на основании письменного поручения начальника данного отдела.

3.4. Регистрация процессуальных документов ведется сотрудниками канцелярии суда отдельно от других видов документов с использованием АИС “Судопроизводство”.

Регистрационный номер кассационной жалобы включает в себя индекс суда кассационной инстанции, порядковый номер кассационной жалобы, год поступления жалобы в суд.

Например: Ф08-125/04, где Ф08 – индекс ФАС СКО, 125 – порядковый номер кассационной жалобы, 04 – календарный год.

При регистрации документа в АИС “Судопроизводство”» заполняются поля базы данных: индекс суда, входящий номер кассационной жалобы и дата ее поступления в суд; исходящий номер и дата кассационной жалобы; номер дела, по которому подана кассационная жалоба; наименование арбитражного суда, решение, определение или постановление которого обжаловано; количество страниц в поступившем документе; полное наименование истца, ответчика, третьих лиц; категория спора; адреса сторон; сумма уплаченной госпошлины. После регистрации кассационной жалобы в АИС «Судопроизводство» сотрудники канцелярии суда запускают автоматическое распределение кассационных жалоб по судьям-докладчикам и боковым судьям.

Распределение и перераспределение кассационных жалоб (с заменой одного судьи или всех судей, рассматривающих дело) осуществляется только в установленном порядке в автоматическом режиме в АИС «Судопроизводство». Произвольное вмешательство в выбор судьи, участвующего в рассмотрении дела, недопустимо.

3.5. Распределение кассационных жалоб по судьям‑докладчикам прекращается за 35 календарных дней до ухода судьи в отпуск и начинается за 25 календарных дней до выхода из отпуска. Распределение кассационных жалоб по боковым судьям прекращается за 35 календарных дней до ухода судьи в отпуск и начинается за 28 календарных дней до выхода из отпуска.

Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска подается судьями председателю суда не менее, чем за два календарных месяца до ухода в отпуск. Сектор кадров и государственной службы вносит в АИС “Судопроизводство” сведения об отсутствии судьи ввиду болезни, нахождения в отпуске или командировке в день подписания приказа об отпуске или командировке судьи либо получения информации об отсутствии судьи из-за болезни.

3.6. Сотрудники канцелярии суда формируют с помощью АИС “Судопроизводство” реестры передачи дел в судебные составы с указанием судей-докладчиков. Кассационные жалобы с делами и копией реестра должны быть переданы помощнику председателя соответствующего судебного состава в день их регистрации. В подтверждение получения дел помощник председателя состава расписывается в оригинале реестра передачи дел в судебные составы, который хранится в канцелярии суда в течение трех лет с момента составления.

3.7. Помощник председателя состава проверяет правильность внесения сведений о кассационных жалобах в АИС “Судопроизводство” и не позднее 10.00 следующего дня после их регистрации передает судье‑докладчику под роспись на копии реестра с отметкой о дате и времени получения судьей дела. В случае отсутствия судьи-докладчика (ввиду болезни, отпуска или командировки) на момент поступления кассационных жалоб к помощнику председателя состава, помощник председателя состава на основании письменного поручения председателя состава передает дело иному судье состава для рассмотрения вопроса о принятии кассационной жалобы к производству. Поручение председателя состава приобщается к реестру передачи дел судьям-докладчикам. Реестр хранится у помощника председателя состава в течение трех лет с момента составления. Судья, которому передано дело судьи-докладчика для рассмотрения вопроса о принятии кассационной жалобы к производству, передает дело судье‑докладчику в день его выхода на работу с отметкой в журнале передачи дел.

Отчет об ошибках в АИС “Судопроизводство” помощник председателя состава передает в группу по информатизации для их исправления. Ошибки регистрации дела в АИС “Судопроизводства” должны быть исправлены в течение одного рабочего дня с момента получения отчета. Отчеты об ошибках регистрации дел хранятся в течение одного года в группе по информатизации.

3.8. Поступившие в арбитражный суд дополнительные материалы, относящиеся к находящемуся в производстве суда делу, регистрируются в АИС “Судопроизводство” в качестве дополнительных документов в хронологическом порядке. Дата регистрации проставляется в день их поступления. В АИС “Судопроизводство” заносятся регистрационный номер, дата, исходящие данные документа, наименование документа (содержание) и другие необходимые данные. После регистрации документа сотрудник канцелярии, производивший ввод документа, распечатывает два экземпляра карточки с атрибутами зарегистрированного документа и дела, к которому относится документ. Документы передаются ответственному за делопроизводство в коллегии, после чего ответственный за делопроизводство расписывается в одной из карточек, указывая дату передачи документа, и возвращает подписанную карточку в канцелярию. Во второй карточке, также с указанием даты передачи, расписывается сотрудник, которому ответственный за делопроизводство в коллегии передает документ для приобщения к делу. Данный экземпляр карточки хранится у ответственного за делопроизводство. В конце рабочего дня сотрудник канцелярии распечатывает реестр входящих документов за текущий день и подшивает в папку с реестрами.

3.9. Пересылка или передача дел в арбитражный суд кассационной инстанции производится по реестру, составленному экспедицией суда первой инстанции в трехдневный срок со дня поступления жалобы в суд первой инстанции.

Не позднее чем через пять дней после вынесения судом кассационной инстанции постановления или определения дело подлежит возврату в суд, принявший решение в первой инстанции.

3.10. Копия определения о приостановлении исполнения судебного акта, вынесенного в пределах трехдневного срока со дня поступления в суд ходатайства о приостановлении, не позже следующего дня после вынесения определения выдается или направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением лицам, участвующим в деле. Представителю стороны копия определения выдается при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность, под расписку, которая подшивается в судебное дело. К материалам дела приобщается также доверенность или ее копия, удостоверенная специалистом.

Дата отправки копии определения указывается на внутренних сторонах обложек судебного дела и “Кассационного производства”.

3.11. Копии определения о принятии кассационной жалобы к производству направляются лицам, участвующим в деле, не позднее следующего дня после вынесения определения.

Копия определения о возвращении кассационной жалобы направляется вместе с жалобой и приложенными документами заказной почтой лицу, подавшему жалобу, не позднее следующего дня после вынесения определения. Копия определения об оставлении жалобы без движения направляется после истечения срока, установленного определением для исправления недостатков.

3.12. Если обстоятельства, послужившие основанием для оставления кассационной жалобы без движения, устранены в срок, указанный в определении суда, жалоба считается поданной в день первоначального поступления в суд и регистрируется под номером жалобы, поступившей ранее.

3.13. Кассационная жалоба по делу, которое ранее уже было предметом рассмотрения суда кассационной инстанции, но по жалобам на другие судебные акты суда первой или апелляционной инстанции, регистрируется по номеру, присвоенному первой жалобе по этому делу, и документы приобщаются к “Кассационному производству”.

3.14. Дата рассмотрения дела назначается с учетом установленных дней слушания, распределения залов судебных заседаний и указывается в определении о принятии кассационной жалобы к рассмотрению.

3.15. Не позднее следующего дня после вынесения определения о принятии кассационной жалобы к производству оно направляется лицам, участвующим в деле, заказной почтой с уведомлением о вручении адресату.

Списки дел, подлежащих рассмотрению, составляются ответственными за делопроизводство в судебных коллегиях с помощью АИС “Судопроизводство” и вывешиваются до начала рабочего дня в день заседаний на отведенном для этого месте. В списках указываются дата и время судебного заседания, зал заседания, номер дела, фамилия, имя и отчество судьи‑докладчика, наименование сторон по делу. Фамилии, имена и отчества боковых судей не указываются.

3.16. Замена судьи в рассмотрении дела допускается только в случаях:

1) заявленного и удовлетворенного в порядке, установленном АПК РФ, самоотвода или отвода судьи (пункт 2 статьи 18 АПК РФ);

2) отсутствия судьи ввиду болезни, отпуска, пребывания на учебе (пункт 2 статьи 18 АПК РФ);

3) отсутствия судьи ввиду пребывания в командировке;

4) длительного отсутствия судьи по иным уважительным причинам, предусмотренным федеральными законами;

5) передачи судье дела для рассмотрения с нарушением специализации судебного состава.

В случае, предусмотренном подпунктом 5 пункта 3.16 настоящей инструкции, производится замена всех судей, определенных для участия в рассмотрении кассационной жалобы.

Замена судьи в случае, предусмотренном подпунктом 5 пункта 3.16 настоящей инструкции, допускается только до первого судебного заседания суда кассационной инстанции по делу.

3.17. Замена судьи должна осуществляться в рамках судебного состава. Замена судьи на судью иного судебного состава соответствующей судебной коллегии допускается только при условии, если в судебном составе, к специализации которого относится дело, отсутствуют судьи, правомочные участвовать в его рассмотрении.

Не допускается замена судьи по делу на судью иной судебной коллегии.

3.18. В случаях, предусмотренных подпунктами 1–4 пункта 3.16 настоящей инструкции, председатель судебного состава подает председателю суда служебную записку о необходимости замены судьи с указанием причины замены. В случае отсутствия в судебном составе судей, правомочных участвовать в рассмотрении дела, в служебной записке указывается на необходимость замены на судью иного судебного состава соответствующей судебной коллегии.

Если дело ошибочно передано судье с нарушением специализации (подпункт 5 пункта 3.16 настоящей инструкции), судья обязан заблаговременно доложить об этом председателю судебного состава. Председатель судебного состава подает председателю суда служебную записку о необходимости замены судей с указанием причины замены и правильной категории спора. Записку визирует начальник отдела анализа арбитражной практики и учета законодательства.

Замена судьи производится на основании распоряжения председателя суда. Подготовка и распечатка распоряжения осуществляется сотрудником секретариата по поручению председателя суда. Распоряжение регистрируется в журнале (приложение № 29), который хранится в секретариате председателя суда. Распоряжению присваивается номер с литерой «з». В распоряжении указывается основание замены судьи, фамилия, имя и отчество судьи, которого заменяют, номер дела, по которому производится замена. Судья, на которого производится замена, не указывается.

Секретариат председателя суда передает под роспись специалисту, ответственному за делопроизводство в судебной коллегии, оригинал и копию распоряжения, а также копию служебной записки о замене судьи. Оригинал распоряжения приобщается к материалам дела, копии распоряжения и служебной записки – к кассационному производству. Копия распоряжения и оригинал служебной записки хранятся в секретариате председателя суда. Копия распоряжения и служебной записки в день подписания распоряжения передаются под роспись в канцелярию суда, сотрудник которой изменяет в АИС “Судопроизводство” категорию спора и запускает режим автоматической замены соответствующего судьи (судей) по делу.

3.19. На внешнюю и внутреннюю стороны обложки судебного дела и «Кассационного производства» специалист судебного состава вносит необходимые данные о движении кассационной жалобы, результатах рассмотрения, датах отправки копии судебных актов, категории спора и т. д.

3.20. Информация о результатах рассмотрения кассационной жалобы, о сумме государственной пошлины вводится специалистом судебного состава в АИС “Судопроизводство” не позднее следующего дня после рассмотрения и вынесения судом постановления (определения) на основании статистической карточки, заполненной судьей-докладчиком.

Еженедельно специалист судебного состава, ответственный за ввод информации в АИС “Судопроизводство”, предоставляет председателю судебной коллегии информацию о количестве внесенных в АИС “Судопроизводство” кассационных жалоб и сумме государственной пошлины.

3.21. В судебное дело документы подшиваются специалистом судебного состава в следующем порядке: определение о принятии кассационной жалобы к производству; кассационная жалоба; документ, подтверждающий направление кассационной жалобы лицам, участвующим в деле; документ об уплате государственной пошлины; доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание кассационной жалобы; документы, приложенные к кассационной жалобе (кроме документов, имеющихся в деле); документы и ходатайства, представленные в судебном заседании при рассмотрении жалобы лицами, участвующими в деле; постановление кассационной инстанции; машинописная копия постановления, если оно было выполнено рукописно; уведомления о получении копий определений, постановления.

Определения суда кассационной инстанции подшиваются в дело в хронологическом порядке.

3.22. Опись документов, находящихся в судебном деле, дополняется перечисленными выше документами с проставлением очередных порядковых номеров, исходящих регистрационных номеров, листов судебного дела и заверяется подписью лица, производившего опись с расшифровкой фамилии и указанием должности и даты ее заполнения.

3.23. В “Кассационное производство” специалист судебного состава подшивает: копию определения о принятии кассационной жалобы к производству; копии кассационной жалобы и приложенных к ней судебных актов и документов; доверенность или иной уполномочивающий документ; копии других документов по указанию судьи-докладчика; копии всех судебных актов в хронологическом порядке их принятия; копию постановления суда кассационной инстанции и другие документы, обязательность приобщения которых предусмотрена приказами и распоряжениями.

3.24. Копия постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по делу, рассмотренному ранее судом кассационной инстанции, регистрируется по номеру входящей корреспонденции в качестве дополнительного документа и в этот же день передается под расписку в секретариат председателя суда вместе с “Кассационным производством”.

По резолюции председателя суда копии постановления передаются соответствующему председателю судебной коллегии и председателю судебного состава через общий отдел. Председатели судебных составов передают копии постановлений судьям состава для ознакомления. Ознакомление помощников судей с постановлениями Президиума ВАС РФ осуществляется с помощью справочных правовых систем и путем размещения электронной копии на ресурсе локальной вычислительной сети суда.

В случае отмены или изменения Президиумом ВАС РФ судебного акта ФАС СКО, председатель судебной коллегии готовит служебную записку о причинах отмены для доклада на ближайшем после поступления постановления семинаре-совещании судей ФАС СКО. Служебная записка передается в секретариат председателя суда.

Если в резолюции исполнителям предписывается совершить какие‑либо действия, то по их исполнении и после доклада указанному в резолюции руководителю копии постановления ВАС РФ подшиваются специалистом судебного состава, в котором рассматривалось дело с кассационной жалобой, в “Кассационное производство”, а ответственным за делопроизводство в секретариате председателя суда – в дело по номенклатуре.

3.25. Если дело в суде кассационной инстанции ранее не рассматривалось и было передано ВАС РФ для рассмотрения в суд кассационной инстанции, регистрация и распределение производится в порядке, предусмотренном для поступивших кассационных жалоб с судебными делами.

Номер судебного дела, присвоенный в суде первой инстанции, при этом не изменяется, цифровыми и буквенными обозначениями не дополняется»;

3.11 «Делопроизводство по прохождению кассационных жалоб по делам, содержащим государственную тайну» следующего содержания:

«3.11. Руководитель сектора кадров и государственной службы принимает поступившие нарочно, по каналам специальной и фельдъегерской связи кассационные жалобы с делами, содержащими государственную тайну, проверяет по описи целостность корреспонденции, определяет код категории спора по делу и не позднее двух часов с момента поступления корреспонденции письменно сообщает сотруднику канцелярии суда сведения, необходимые для регистрации жалобы в АИС “Судопроизводство”. Сотрудник канцелярии суда регистрирует кассационную жалобу в порядке, предусмотренном пунктом 3.4 настоящей инструкции, с отметкой о том, что дело содержит информацию, составляющую государственную тайну, и запускает в АИС “Судопроизводство” автоматическое распределение кассационных жалоб по судьям-докладчикам и боковым судьям. Судьями‑докладчиками и боковыми судьями по делам, содержащим информацию, составляющую государственную тайну, могут быть только судьи, имеющие в установленном порядке оформленный доступ к такой информации.

3.21. Реестр регистрации кассационных жалоб по делам, содержащим государственную тайну, передается сотрудниками канцелярии суда руководителю сектора кадров и государственной службы в день регистрации указанных кассационных жалоб. Руководитель сектора кадров и государственной службы проверяет правильность внесения сведений о кассационных жалобах по делам, содержащим государственную тайну, в АИС “Судопроизводство”, и не позднее 10.00 следующего дня после их регистрации передает судье‑докладчику под роспись на копии реестра с отметкой о дате и времени получения судьей дела. В случае отсутствия судьи-докладчика (ввиду болезни, отпуска или командировки) на момент поступления реестра регистрации кассационных жалоб кассационных жалоб в сектор кадров и государственной службы, руководитель сектора кадров и государственной службы на основании письменного поручения председателя суда передает дело иному судье, имеющему в установленном порядке оформленный доступ к информации, составляющей государственную тайну, для рассмотрения вопроса о принятии кассационной жалобы к производству. Поручение председателя суда приобщается к реестру передачи дел судьям‑докладчикам. Реестр хранится у руководителя сектора кадров и государственной службы в течение трех лет с момента составления. Судья, которому передано дело судьи-докладчика для рассмотрения вопроса о принятии кассационной жалобы к производству, передает дело судье‑докладчику в день его выхода на работу с отметкой в журнале передачи дел.

Отчет об ошибках в АИС “Судопроизводство” руководитель сектора кадров и государственной службы передает в группу по информатизации для их исправления. Ошибки регистрации дела в АИС “Судопроизводства” должны быть исправлены в течение одного рабочего дня с момента получения отчета. Отчеты об ошибках регистрации дел хранятся в течение одного года в группе по информатизации.

3.31. Замена судьи в рассмотрении дела, содержащего информацию, составляющую государственную тайну, допускается только в случаях, указанных в пункте 3.16 настоящей инструкции. Замена допускается только на судью, имеющего в установленном порядке оформленный доступ к такой информации.

Замена судьи на судью иного судебного состава соответствующей судебной коллегии допускается только в случае, если в судебном составе, к специализации которого относится дело, отсутствуют судьи, правомочные участвовать в его рассмотрении. Замена судьи на судью иной судебной коллегии допускается только при условии, если в судебной коллегии, к специализации которой относится дело, отсутствуют судьи, правомочные участвовать в его рассмотрении.

В случаях, предусмотренных подпунктами 1–5 пункта 3.16 настоящей инструкции, судья-докладчик, а при его отсутствии – председатель соответствующей судебной коллегии, подает председателю суда служебную записку о необходимости замены судьи с указанием причины замены. В случае отсутствия судей соответствующей судебной коллегии, правомочных участвовать в рассмотрении дела, в служебной записке указывается на необходимость замены на судью иной судебной коллегии.

Если дело ошибочно передано судье-докладчику с нарушением специализации, судья-докладчик заблаговременно подает председателю суда служебную записку о необходимости замены судей с указанием причины замены и правильной категории спора.

Замена судьи производится на основании распоряжения председателя суда в порядке, предусмотренном пунктом 3.18 настоящей инструкции.

3.41. Руководитель сектора кадров и государственной службы принимает поступившие нарочно, по каналам специальной и фельдъегерской связи дополнительные материалы к кассационным жалобам по делам, содержащим государственную тайну, проверяет по описи целостность корреспонденции и не позднее одного часа с момента поступления корреспонденции сообщает сведения, необходимые для регистрации жалобы в АИС “Судопроизводство”, сотруднику канцелярии суда. Сотрудник канцелярии суда регистрирует материалы в АИС “Судопроизводство” в качестве дополнительных документов в хронологическом порядке. Дата регистрации проставляется в день их поступления. В АИС “Судопроизводство” заносятся регистрационный номер, дата, исходящие данные документа, наименование документа (содержание) и другие необходимые сведения. После регистрации документа сотрудник канцелярии, производивший ввод документа, распечатывает два экземпляра карточки с атрибутами зарегистрированного документа и дела, к которому относится документ. Первый экземпляр карточки передается начальнику сектора кадров и государственной службы под роспись на другом экземпляре карточки с указанием даты передачи. Пописанная карточка возвращается в канцелярию. Во второй карточке, также с указанием даты передачи, расписывается судья-докладчик, которому начальник сектора кадров и государственной службы передает документ для приобщения к делу. Данный экземпляр карточки хранится у начальника сектора кадров и государственной службы»;

# 4. Делопроизводство по пересмотру вступивших в законную силу

# судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам

4.1. Пересмотр по вновь открывшимся обстоятельствам постановлений и определений арбитражного суда кассационной инстанции осуществляется в том случае, если изменены судебные акты судов первой и апелляционной инстанций, либо принят новый судебный акт, в процессе кассационного рассмотрения.

4.2. Заявление о пересмотре судебного акта, направленное в ненадлежащий арбитражный суд, возвращается заявителю с копией определения, где должно быть указано наименование суда, в который следует обратиться.

4.3. При поступлении заявления о пересмотре судебного акта экспедицией (группой регистрации) проверяется наличие в приложении к нему копий документов, подтверждающих вновь открывшиеся обстоятельства; копии судебного акта, о пересмотре которого ходатайствует заявитель; документа, подтверждающего направление другим лицам, участвующим в деле, копий заявлений и документов, которые у них отсутствуют; доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия лица на подписание заявления.

4.4. Заявление регистрируется по номеру судебного дела и по реестру передается в тот судебный состав, где рассматривалось дело согласно специализации.

4.5. Делопроизводство по заявлению осуществляется в порядке, установленном соответствующими главами настоящей Инструкции.

Копия определения о принятии заявления к производству суда с указанием времени и места судебного заседания по его рассмотрению направляется лицам, участвующим в деле.

4.6. Копии решения (постановления) об удовлетворении заявления и отмене ранее принятого судебного акта, а также определения об отказе в удовлетворении заявления направляются лицам, участвующим в деле.

4.7. В систему БД АИС по рассмотренному делу вводятся необходимые данные о регистрации, процессуальных действиях и принятых судебных актах, отправке их копий и другая необходимая информация.

# 5. Прием, учет и хранение вещественных доказательств

5.1. При обжаловании судебного акта, завершающего дело, в суде кассационной инстанции вещественные доказательства передаются в
ФАС СКО вместе с делом.

5.2. В целях сохранения вещественных доказательств в неизменном состоянии они хранятся по месту их нахождения, а если суд признает это необходимым, – в помещении суда, отведенном для хранения вещественных доказательств, или у специалиста судебного состава, в котором находится на рассмотрении судебное дело.

5.3. Специалист, ответственный за обеспечение хранения вещественных доказательств, принимает их на хранение на основании определения суда о приобщении к материалам дела.

5.4. В журнале учета вещественных доказательств (приложение № 4) указывается порядковый номер принятого вещественного доказательства, номер судебного дела, по которому оно принято, дата принятия, кем оно представлено или откуда поступило, подробное наименование и описание вещественного доказательства (фотографии с изображением строения, аудиокассеты, видеокассеты с записями, пломбы и т. д.).

5.5. Вещественные доказательства по возможности упаковываются и опечатываются печатью общего отдела. На упаковке проставляется номер судебного дела, наименование вложения, порядковый номер записей в журнале учета вещественных доказательств.

5.6. Громоздкие по объему и представленные в большом количестве вещественные доказательства могут быть сфотографированы или сняты на видео- или кинопленку и на основании определения суда оставлены или переданы владельцу, о чем составляется протокол, приобщаемый к материалам дела, с указанием места хранения и лица, ответственного за хранение.

5.7. Журнал учета вещественных доказательств должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью начальника общего отдела.

5.8. Передача вещественных доказательств судье для осмотра в судебном заседании и возвращение на хранение отмечаются в журнале. После осмотра они вновь упаковываются и опечатываются.

5.9. Вещественные доказательства хранятся в судебном составе до окончания рассмотрения дела в кассационном порядке и направляются вместе с делом в арбитражный суд, рассмотревший дело по первой инстанции.

5.10. За сохранность вещественных доказательств, находящихся непосредственно в деле, ответственность несет судья, председательствующий в судебном заседании.

За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся отдельно от дела в канцелярии судебного состава, несет ответственность специалист судебного состава, на которого возложена обязанность по учету и хранению вещественных доказательств.

5.11. Вещественные доказательства должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах или в изолированном опечатываемом помещении.

При проверке состояния делопроизводства в судебном составе общим отделом проверяется правильность учета, хранения и выдачи вещественных доказательств, что отражается в справке по результатам проверки.

5.12. Для осмотра вещественных доказательств, находящихся за пределами территории субъекта Российской Федерации, судом выносится определение о судебном поручении.

# 6. Документальное оформление работы президиума суда

#

6.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний президиума суда, осуществляется секретариатом председателя суда.

6.2. Проект постановления президиума и другие документы, представленные к обсуждению на заседании президиума, передаются исполнителями в секретариат председателя суда не позднее чем за пять дней до заседания президиума под расписку в журнале учета, который ведется специалистами секретариата председателя суда.

6.3. Повестки заседаний президиума и копии необходимых документов передаются членам президиума специалистами секретариата председателя суда в сроки, обеспечивающие возможность подготовки к заседанию президиума.

Иные лица, участие которых в заседании президиума председательствующим признано необходимым, извещаются специалистами секретариата председателя суда заблаговременно.

6.4. На заседании президиума секретарем президиума ведется протокол, который подписывается председательствующим на заседании и секретарем президиума. Протокол хранится в деле по номенклатуре.

Протокол президиума должен быть оформлен и представлен на подпись председательствующему на заседании не позднее трех рабочих дней после окончания президиума, постановление президиума – не позднее пяти дней.

6.5. По указанию председательствующего на заседании постановления президиума и другие документы, рассмотренные на заседании, тиражируются секретарем президиума в необходимом количестве экземпляров для передачи судьям, сотрудникам суда, а также для рассылки в другие суды.

# 7. Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции

7.1. Поступающая в суд корреспонденция (помимо указанной в предыдущих главах) регистрируется и передается председателю суда, заместителям председателя суда в судебные составы или подразделения в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

7.2. Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации направляются в секретариат председателя суда.

7.3. На поступившем документе в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа проставляется входящий штамп. В его реквизиты входят: индекс секретариата (приемной) председателя, судебного состава или подразделения, куда направляется документ, порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления документа и подпись специалиста, зарегистрировавшего документ.

Например: СП-434

04.03.2004,

где СП – индекс Секретариата (приемной) председателя суда;

434 – порядковый номер документа по поступлении;

04.03.04 – дата поступления документа.

7.4. При направлении документов в судебные составы или подразделения указываются индексы, определяемые по первым буквам их наименований:

С1– первый судебный состав;

С2 – второй судебный состав;

ОК – отдел кадров;

СЧ – секретная часть;

ОИ – отдел информатизации и т. д.

7.5. На документы, передаваемые в секретариат председателя суда, заводятся регистрационно-контрольные карточки1 (приложение № 5), которые содержат следующие реквизиты: наименование корреспондента и вид документа (закон, указ, постановление, распоряжение, иной нормативный акт, письмо, запрос, информация, указание, разъяснение и т. п.); входящий регистрационный номер, даты поступления и регистрации документа; исходящий номер и дату документа; резолюцию руководителя, рассмотревшего документ; фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей); дату поручения и срок исполнения.

7.6. Специалист судебного состава или структурного подразделения, принимающий документ, расписывается в первом экземпляре карточки, который остается в справочной картотеке общего отдела, и передает документ своему руководителю. Второй экземпляр карточки остается у специалиста руководителя для отметок о дальнейшем движении документа.

7.7. После принятия руководителем решения по документу специалист руководителя возвращает документ с резолюцией специалисту канцелярии. Срок исполнения устанавливается руководителем, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению.

7.8. Специалист канцелярии вводит в БД АИС фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ под расписку в карточке специалисту судебного состава или подразделения, в котором работает назначенный исполнитель.

7.9. Специалист судебного состава, подразделения передает поступивший документ своему руководителю (его заместителю), указанному в резолюции председателя, который назначает непосредственного исполнителя.

Информация о передаче документа исполнителю вносится в БД АИС специалистом судебного состава, подразделения.

7.10. Дальнейшее движение документа фиксируется в компьютере специалистом соответствующего судебного состава, структурного подразделения.

7.11. Передача документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию общего отдела. В этом случае на обоих экземплярах карточки специалист канцелярии указывает фамилию руководителя, которому передается документ, а также мотивы и дату передачи. Информация вводится в компьютер.

7.12. Федеральные законы и нормативные правовые акты, поступающие в арбитражный суд, после их регистрации передаются в секретариат председателя суда.

7.13. Тексты федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в отдел статистики, учета законодательства и анализа арбитражной практики суда для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов, подразделений суда.

7.14. Предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, проекты документов, разработанные по поручению ВАС РФ, аналитические материалы по судебно-арбитражной практике и статистике, ответы на запросы по конкретным судебным делам и другим вопросам подписываются председателем суда и направляются в адрес ВАС РФ.

7.15. Обращения в Конституционный суд Российской Федерации с запросом о проверке конституционности закона, примененного или подлежащего применению при рассмотрении арбитражного дела, а также письма и ответы, адресованные в государственные, общественные и иные органы, подписываются председателем суда в соответствии с полномочиями, предусмотренными Федеральным конституционным законом «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами.

Проекты документов готовятся структурными подразделениями ФАС СКО, в компетенции которых находиться рассматриваемый вопрос. Второй экземпляр проекта документа визируется исполнителем (исполнителями), руководителем структурного подразделения, в котором документ готовился, и должностными лицами, с которыми согласован проект документа. К проекту документа (при необходимости) прилагается лист согласования с заинтересованными организациями.

7.16. Проект документа направляется в ВАС РФ с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия документа. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения, фамилии и инициалы, номера телефонов руководителя и исполнителя, подготовивших проект документа.

Подписанные исходящие документы регистрируются специалистами судебных составов и подразделений в БД АИС «Делопроизводство» и передаются для отправки в экспедицию в заклеенных конвертах с надписанными адресами.

При отправке заказной почтой или с нарочным специалист судебного состава или подразделения заполняет реестр в двух экземплярах или заявку на доставку курьером.

Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам,
то в экспедицию представляется также заполненный список (реестр) рассылки с указанными адресами.

7.17. Заказную корреспонденцию специалист экспедиции принимает на отправку под расписку на втором экземпляре реестра, который остается у специалиста судебного состава или подразделения.

Прием экспедицией документов на отправку прекращается за один час до окончания рабочего дня.

7.18. Копии отправляемого документа с визами исполнителей хранятся в секретариате председателя суда, в соответствующем судебном составе или подразделении-исполнителе в делах по номенклатуре.

# 8. Прием и передача служебной информации по каналу

# факсимильной связи и электронной почте

8.1. Прием и передачу информации по каналам факсимильной связи осуществляют специалисты канцелярии общего отдела, имеющие факсимильные аппараты, электронных сообщений - консультант по информатизации и сотрудник секретариата председателя суда.

8.2. Принятые по электронной почте и факсимильной связи сообщения распечатываются на бумажные носители. Эти материалы, относящиеся к производству по судебным делам, не могут рассматриваться в качестве процессуальных документов, не имеют юридической силы, а носят информационный характер.

На оборотной стороне последнего листа такого документа специалист, принявший его, указывает порядковый учетный номер по журналам регистрации факсограмм или электронных сообщений, индекс своего подразделения, дату приема и ставит свою подпись.

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.

8.3. Документы, поступившие по факсимильной связи и электронной почте из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и депутатов, жалобы на действия судей, на нарушения законности в арбитражном суде, а также факсограммы и электронные сообщения, адресованные председателю суда, регистрируются по общим правилам в журналах учета принятых факсограмм или электронных сообщений и передаются в день их приема (срочные - немедленно) в секретариат председателя суда для решения вопроса о дальнейшей работе с этими документами.

8.4. Факсограммы и электронные сообщения, не адресованные председателю суда и поступившие в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами, материалами, рассматриваемыми в подразделениях, передаются из общего отдела по предназначенности руководителям судебных составов, судьям или руководителям подразделений в день поступления – немедленно.

8.5. По каналу факсимильной связи и электронной почтой запрещается передавать секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов «Не для печати».

Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почтой, возлагается на руководителя судебного состава, подразделения и исполнителя, подготовившего материал к передаче.

8.6. Объем передаваемой факсимильной связью информации, как правило, не должен превышать пяти страниц текста, напечатанного через полтора интервала. Текст печатается шрифтом черного цвета.

Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.

8.7. Передача информации факсимильной связью и электронной почтой осуществляются по согласованию с председателем (заместителями председателя) суда, председателями судебных составов или руководителями структурных подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю под расписку в журнале.

# 9. Основные требования к составлению и оформлению

# документов (кроме судебных актов)

9.1. При подготовке исходящих документов суда следует руководствоваться требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03.03.03 № 65 ст
(ГОСТ Р 6.30-2003).

9.2. При подготовке документов (кроме судебных актов) необходимо соблюдать следующие правила:

- документ изготавливается на бланках установленной формы;

- при переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются;

- для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты;

- документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание;

- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;

- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;

- на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);

- документ должен быть возможно кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.

9.3. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, завизированная исполнителями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом «Копия верна», его подписью и ее расшифровкой, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения. Если на рассылку исходящего документа составлялся реестр, первый экземпляр реестра остается в делах экспедиции, второй – в подразделении-исполнителе, судебном составе.

9.4. Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.

Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

9.5. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля. В дело», ставит свою подпись и дату.

9.6. Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и компьютер и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

9.7. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и. о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

9.8. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

9.9. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться двумя парами арабских цифр (день и месяц), год – четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 14 марта 2004 года.

9.10. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата – в дательном, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Управление организационно-

правового обеспечения

юридической помощи

Начальнику отдела

А.А. ИВАНОВОЙ

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

объединения «Агропром»

Е.А. ПЕТРОВОЙ

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.

9.11. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

9.12. Исходящий документ не должен содержать более
четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

9.13. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Приложения: 1. Проект постановления ... на 2 л. в 3 экз.

2. Справка о проверке ... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

9.14. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

Приложение № 2

к приказу председателя

Федерального арбитражного суда

Северо-Кавказского округа

от ___ _______ 200_ г. № _______

# 10. Подготовка распорядительных и инициативных документов

10.1. По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы, т. е. правовые акты, издаваемые в целях решения основных задач, стоящих перед судом.

10.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями, руководителями структурных подразделений, если они наделены такими полномочиями, для разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается определенного круга исполнителей.

10.3. Распорядительные документы, поступающие из ВАС РФ, могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из ВАС РФ. Применительно к задачам конкретного суда намечаются мероприятия, подлежащие осуществлению. Такие распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера.

10.4. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме резолюции председателя суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции.

Секретариат председателя суда ставит документ на контроль и передает под расписку исполнителю.

10.5. Проекты распорядительных документов должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.

В констатирующей части кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для издания документа.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

10.6. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части документа могут содержаться указания о подразделении или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением.

10.7. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова: «Признать утратившим силу ...».

10.8. Представляемые на подпись председателю суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования.

10.9. При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.

10.10. Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда (подразделения – для распоряжения его руководителя); наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дату подписания акта и его номер; наименование должности, фамилию и инициалы лица, подписавшего акт.

10.11. Распорядительные документы, подписанные председателем суда и его заместителями, регистрируются в общем отделе (секретариате председателя суда).

Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Приказы председателя суда» и «Распоряжения председателя суда». Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре.

10.12. Копии распорядительных документов по основной деятельности суда, а также адресованные конкретным подразделениям, по листу рассылки передаются во все судебные составы и подразделения под расписку.

10.13. Секретариат председателя суда, используя информацию журнала (приложение № 7) и электронной базы данных, осуществляет контроль за прохождением и исполнением документа в соответствии с установленными в приказах председателя суда требованиями об укреплении исполнительской дисциплины и совершенствовании контроля исполнения.

10.14. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении, знакомит с документом и поручением, содержащимся в нем, всех сотрудников подразделения, которых касается исполнение документа, либо обеспечивает передачу им копий документа с резолюцией председателя, организует и контролирует исполнение документа.

10.15. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решения на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол должен быть оформлен и представлен на подпись председателю суда не позднее трех рабочих дней после окончания заседания (собрания).

Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного года и подшиваются в отдельную папку.

# 11. Организация личного приема и рассмотрение

# обращений граждан

11.1. Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

11.2. Организация приема посетителей производится руководителем аппарата – администратором суда[7].

11.3. Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным администратором суда.

Администратор суда извещает заявителей о времени и месте приема.

11.4. Список лиц, записанных на личный прием к председателю суда, передается в приемную председателя суда не позднее дня, предшествующего дню приема. В этот же срок производится согласование личного приема с руководителями структурных подразделений.

11.5. Специалист общего отдела ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.

Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через общий отдел по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.

11.6. Начальник общего отдела ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.

Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.

11.7. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, их разрешение по существу, соблюдение сроков исполнения, а также за состоянием делопроизводства по ним в подразделениях возлагается на руководителей подразделений.

11.8. К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения (они подшиваются в дело по номенклатуре), а также не поддающиеся прочтению (последние, если возможно установить адрес, возвращаются заявителям).

11.9. Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.

11.10. После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в секретариат (приемную) председателя либо в соответствующее подразделение через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.

Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вводятся специалистами подразделений в АИС «Делопроизводство», вносятся в карточки и журналы учета.

11.11. Не разрешается направлять письма на рассмотрение должных лиц, действия которых обжалуются.

11.12. Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

11.13. Обращение снимается с контроля руководителем, поставившим обращение на контроль, или его заместителем, о чем ими делается отметка в виде резолюции либо на самом обращении, либо на служебной записке исполнителя, либо на копии исполненного документа.

11.14. Обращения граждан и организаций после их рассмотрения формируются в дела по номенклатуре в том структурном подразделении, где готовились ответы.

11.15. Копии документов и приложений к ним, направленных в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, специалистом секретариата председателя суда помещаются в дело по номенклатуре для постоянного хранения. Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии или секретариата председателя суда в течение пяти лет.

# 12. Контроль за исполнением документов и поручений

12.1. Общий контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения заявлений, кассационных жалоб, своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений председателя суда и его заместителей, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет администратор суда.

Оперативный контроль по исполнению промежуточных определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на специалистов судебного состава (по поручению судьи – на помощника судьи).

12.2. Контроль осуществляется по журналам учета, регистрационным карточкам с использованием средств программных комплексов «Судопроизводство» и «Делопроизводство». При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений администратор запрашивает их у руководителей и сотрудников судебных составов, подразделений.

12.3. О ходе исполнения документов и поручений специалисты, ответственные за делопроизводство (помощники судей), 1, 10 и 20-го числа каждого месяца докладывают руководителям судебных составов, подразделений.

Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

12.4. По указанию председателя суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем секретариат председателя суда немедленно информирует исполнителя и администратора суда.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

12.5. Все документы с назначенным председателем суда сроком исполнения берутся на контроль администратором суда, который контролирует их исполнение в установленный срок.

12.6. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя, в частности, проверку своевременности отправки почтовой связью или вручения лицам, участвующим в деле, копий судебных актов и извещений о времени рассмотрения судебного дела; вручение исполнителю документа или поручения либо ознакомление с ними; проверку хода и сроков исполнения; информирование судей об истечении срока исполнения определений; информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, за пять дней до истечения срока исполнения; проверку фактического исполнения; снятие с контроля по резолюции руководителя исполненного документа или поручения.

12.7. По всем поручениям и документам, находящимся на контроле, секретариатом председателя суда ведется картотека, составляются сводки отдельно по каждому календарному году.

12.8. Исполнение осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок, остальные – в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции председателя (по внутреннему документу).

Срок исполнения по обращениям граждан, требующим дополнительной проверки, установлен один месяц со дня регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, давшего поручение, и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

12.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

12.10. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма, в журнале учета, на контрольной карточке специалистом по делопроизводству делается отметка «Контроль». Специалист по делопроизводству осуществляет по этим документам контроль до поступления в арбитражный суд ответа.

12.11. Председатели судебных составов, руководители подразделений, которым председателем суда поручено исполнение, ежемесячно, не позднее 5-го числа, сообщают в секретариат председателя суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля, а также не позднее 5-го числа следующего после завершения квартала месяца – о ходе выполнения находящихся на контроле приказов, распоряжений, планов работы суда и поручений председателя суда, не взятых на особый контроль.

12.12. Администратор суда ежемесячно докладывает председателю суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля и ежеквартально – о ходе исполнения иных контролируемых документов.

12.13. Промежуточные определения суда, в которых установлен срок совершения предписываемых действий или момент, пресекающий действие определения, запросы об истребовании документов, если в них указан срок исполнения, снимаются с контроля после истечения определенных судом сроков или конкретного момента, о чем немедленно специалист судебного состава (помощник судьи) докладывает судье.

12.14. Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного председателем суда итогового документа или резолюции председателя суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в служебной записке, подписанного (утвержденного) итогового документа или ответа заявителю. Промежуточные ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

# 13. Контроль за ведением делопроизводства

13.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях – также в журналах установленной формы.

13.2. Администратор суда совместно с общим отделом при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного-двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях.

Справки по итогам проверки представляются председателю суда.

13.3. Администратор суда совместно с общим отделом периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу «Кассационных производств» в архив, контролирует правильность их оформления и оформления судебных дел и документов, своевременность введения информации в АИС «Судопроизводство» и «Делопроизводство». О результатах проверки докладывается председателю суда, руководителям судебных составов и подразделений.

13.4. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.

Общий отдел и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в арбитражном суде за соответствующий отрезок времени.

13.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.

13.6. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

13.7. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения администратору суда и в общий отдел по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.

# 14. Справочно-информационная работа

14.1. Основой справочно-информационной работы является неукоснительное выполнение специалистами судебных составов и подразделений требований о своевременном вводе в автоматизированные системы «Судопроизводство» и «Делопроизводство» сведений о движении заявлений, кассационных жалоб, судебных дел и других документов.

14.2. Непосредственное ведение справочной работы осуществляется специалистом (специалистами) канцелярии общего отдела.

При отсутствии такой информации специалист канцелярии общего отдела вправе адресовать заявителей к специалистам судебных коллегий, составов и подразделений для получения справок по интересующим их вопросам.

14.3. Информация и справки по телефону выдаются при наличии данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате, наименовании суда и номере судебного дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений об истце и ответчике, третьих лицах. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или по их совокупности.

14.4. Специалист канцелярии общего отдела предоставляет информацию о движении судебных дел, заявлений и жалоб на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня без перерыва на обед.

14.5. Специалисты канцелярии общего отдела и судебных коллегий, составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию:

о входящем регистрационном номере заявления, кассационной жалобы, дате их регистрации, о наименовании судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление и судебное дело; о дате вынесения, кратком содержании принятого судебного акта и дате его направления сторонам; о дате получения или отправки судебного дела, письменного ответа. Сведения об исполнителях и их телефонах не сообщаются.

14.6. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения заявлений, кассационных жалоб и дел справочно-информационная группа докладывает об этом председателю судебного состава, администратору суда и начальнику общего отдела для принятия мер.

# 15. Изготовление, использование, учет и хранение

# печатей, штампов и бланков

15.1. Изготовление печатей (за исключением гербовой печати) и штампов по заявкам структурных подразделений обеспечивается администратором суда по разрешению председателя суда.

15.2. Все изготовленные печати и штампы (за исключением печатей, штампов и металлических печатей, непосредственно полученных лицом, ответственным за ведение секретного делопроизводства) учитываются в общем отделе в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность (приложение № 8).

15.3. Бланки организационно-распорядительных документов суда, исполнительных листов, удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек и иных документов подлежат строгому учету в журналах учета бланков в общем отделе и подразделениях, работающих с этими документами или принявших их на хранение (приложение № 9).

15.4. Печати и штампы, типографские бланки важнейших документов должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним сотрудников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

15.5. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими сотрудники.

15.6. Выдача печатей и штампов производится администратором суда под расписку получателя в соответствующем журнале (приложение № 9). Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по указанию председателя суда.

Об утрате печати или штампа немедленно ставятся в известность председатель суда, руководитель судебного состава или подразделения, администратор суда и начальник общего отдела.

15.7. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел.

15.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их в общий отдел.

15.9. Обеспечение судебных составов и подразделений всеми видами необходимых бланков и иной полиграфической продукцией осуществляется администратором суда по заявкам их руководителей, которые ежегодно к определяемому им сроку представляют заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.

Выдача бланков производится по указанию администратора суда специалистом общего отдела, ответственным за их хранение, под расписку получающего бланки в журналах учета.

15.10. Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится сотрудниками по указанию председателя суда с составлением акта, подписываемого администратором или начальником общего отдела и двумя сотрудниками суда, путем сжигания или резки.

# 16. Использование гербовой печати и бланков

# с воспроизведением Государственного герба

# Российской Федерации

16.1. Порядок изготовления, хранения и контроля за использованием по назначению печати суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) установлен письмом ВАС РФ от 03.02.03 № С1-7/ОУ-80 «О порядке изготовления, хранения и использования в арбитражных судах печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовых печатей)».

16.2. Письма за подписью председателя суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды, печатаются на официальном бланке суда воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

16.3. Письма, направляемые судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на бланках суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

16.4. Информационные, методические и другие документы, касающиеся судебной практики, организационного обеспечения деятельности нижестоящих судов, направляются только за подписью председателя суда на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

# 17. Печатные работы

17[P7] .1. Печатание процессуальных и иных служебных документов суда осуществляется с использованием компьютерной техники или пишущих машинок.

Подготовка и распечатка процессуальных документов осуществляется исключительно в АИС «Судопроизводство». На первой странице оригинала процессуального документа, как и на его копии, распечатываемой с использованием АИС «Судопроизводство», автоматически проставляется специальный код документа (идентификатор).

17.2. Документы, предоставляемые на подпись председателю суда, печатаются через полтора интервала.

Документы, состоящие из двух листов и более, должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в середине верхнего поля листа документа.

Документы, предоставляемые на подпись председателя суда, визируются консультантом-редактором.

17.3. На лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева проставляются фамилия и телефон исполнителя. На процессуальных документах, ответах по заявлениям и жалобам эти реквизиты не печатаются.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в правом – шифр специалиста, печатавшего документ.

17.4. Хранению в электронном виде на сетевых дисках подлежат:

- приказы и распоряжения председателя по суда по вопросам основной деятельности;

- обзоры судебной практики суда;

- постановления президиума суда (по указанию председателя суда);

- другие документы суда (письма и т. д.) по указанию председателя суда.

17.5. Секретные документы печатаются сотрудниками, ответственными за ведение секретного делопроизводства.

# 18. Тиражирование документов и копировальные работы

18.1. Тиражированию машинописным способом или путем ксерокопирования подлежат только судебные акты, служебные документы и материалы суда с обязательной регистрацией в журналах установленной формы (приложение № 10).

Тиражирование документов большого формата или большим тиражом производится специалистами общего отдела.

18.2. Тиражирование документов производится после оформления бланка-заказа (приложение № 11), который заполняет сотрудник, выполняющий поручение, подписывает руководитель судебного состава или судья, руководитель подразделения или его заместитель.

18.3. Материалы для тиражирования представляются с четким, ясным текстом, в несброшюрованном виде. На тиражирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления или, по указанию председателя суда, срочно.

18.4. Администратор суда, начальник общего отдела вправе проверить обоснованность тиража в целях обеспечения рационального использования рабочего времени специалистов общего отдела, экономного расходования бумаги и материалов, сохранения ресурса копировально-множительных машин.

18.5. Если копируются отдельные документы судебного дела, апелляционного или кассационного производства, то в бланке-заказе в графе «Наименование заказа» должны быть указаны номера судебного дела, производства, листы дела.

18.6. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при передаче на тиражирование должны быть оформлены по установленным правилам лицом, отвечающим в судебном составе, подразделении за режим работы с такими документами.

# 19. Составление номенклатуры дел

19.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

19.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Главархивом СССР 05.09.85 № 263, и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения1, утвержденным Федеральной архивной службой Российской Федерации 06.10.2000.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы суда.

19.3. Сводная номенклатура дел суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

19.4. Сводная номенклатура дел суда на предстоящий календарный год (приложение № 12) составляется специалистом архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (приложение № 13).

19.5. Сводная номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией суда с экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы Российской Федерации не реже одного раза в пять лет. Она утверждается председателем суда не позднее декабря текущего года.

19.6. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел общего отдела, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

19.7. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

19.8. Графы сводной номенклатуры дел суда, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: ОД-05,

где ОД – индекс общего отдела;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться. В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

19.9. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

19.10. Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается центральной экспертной комиссией суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы Российской Федерации.

В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах и т. д.

19.11. По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 14).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде (приложение № 15).

19.12. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел сотрудников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т. п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т. д.

19.13. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель судебного состава, подразделения. На документе проставляется отметка: «В дело №__», ставятся дата и подпись руководителя.

19.14. Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.

19.15. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников.

Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы арбитражных судов (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

19.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

19.17. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

####

#### Перечень основных дел по номенклатуре дел суда

№ 1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности судов.

№ 2. Правовые акты представительных и исполнительных органов власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по вопросам, касающимся деятельности судов.

№ 3. Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

№ 4. Письма, инструкции и другие рекомендации Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, переписка с подразделениями этого суда.

№ 5. Материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов.

№ 6. Приказы председателя суда.

№ 7. Распоряжения председателя суда.

№ 8. Материалы обобщения судебной практики данного суда. Копии представлений и информационных писем, вносимых судом на рассмотрение в учреждения, организации и ведомства.

№ 9. Протоколы оперативных совещаний.

№ 10. Планы работ и материалы по их выполнению.

№ 11. Акты, докладные записки, протоколы и другие материалы о работе данного суда, канцелярии.

№ 12. Статистическая информация суда и переписка по ней.

№ 13. Копии определений вышестоящих судов по делам данного суда (раздельно по коллегиям).

№ 14. Копии частных определений и переписка по их исполнению.

№ 15. Материалы, оставленные без движения.

№ 16. Копии определений о направлении дел по подсудности.

№ 17. Копии решений арбитражных судов о признании нормативных правовых актов недействительными.

№ 28. Предложения, заявления, жалобы граждан и юридических лиц, не подлежащие рассмотрению в порядке, установленном Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, и переписка по ним.

№ 19. Переписка суда, не связанная с делами и жалобами.

№ 20. Реестры заказных бандеролей (писем) и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой.

№ 21. Описи дел, сданных в архив суда.

№ 22. Описи дел, сданных в органы государственного архива.

# 20. Экспертиза ценности документов

20.1. Экспертиза ценности дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой Российской Федерации.

Экспертиза проводится при определении сроков хранения дел, составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на государственное хранение.

20.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС СКО создана постоянная центральная экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда.

20.3. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными сотрудниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает экспертная комиссия (ЭК).

20.4. На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

20.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

20.6. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного (приложение № 16) и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности» и т. п.

20.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения (приложение № 17) за этот же период. Указанные описи согласовываются с экспертной комиссией суда. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу (приложение № 18) утверждаются председателем суда после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

20.8. По результатам экспертизы ценности судебных дел и документов архивариусом составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве судебных дел и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения (приложения № 19, 20).

20.9. Дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

# 21. Оформление для передачи в архив судебных дел

# и дел по номенклатуре

21.1. До передачи в архив дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

21.2. В архив сдаются все дела и дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям (приложение № 21), порядок составления которых определен настоящей Инструкцией.

21.3. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

21.4. Полному оформлению подлежат предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает: подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (приложение № 22); составление внутренней описи документов дела (приложение № 23); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

21.5. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

21.6. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.

21.7. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

21.8. Дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

21.9. Передача судебных дел и дел по номенклатуре в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с руководителями судебных составов и подразделений.

21.10. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и специалиста, передавшего дела.

21.11. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных составов и подразделений по актам. Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются со специалистом архива. Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения (приложение № 24).

21.12. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

# 22. Выдача из архива судебных дел и дел по номенклатуре,

# подлинников и копий документов

22.1. Выдача из архива дел в судебные составы и подразделения производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений (приложение № 25) под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело (приложения № 26, 27).

Дела выдаются на срок не более одного месяца.

22.2. Выдача или направление сторонним организациям подлинников документов и копий из судебных дел, а также документов из дел постоянного хранения допускается только с письменного разрешения председателя суда.

22.3. Выдача копий документов специалистом архива сторонним лицам и организациям производится по письменному запросу и письменному разрешению председателя суда.

22.4. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках суда или организации, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (наименование суда, организации, номер, дата и т. д.).

22.5. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40 – 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

22.6. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.

СОГЛАСОВАНО Ведущий специалист Крайгосархива Г.А. Зайцев |

10.05.04

[1] Далее – Инструкция по делопроизводству, Инструкция.

[2] Далее – АПК РФ.

[3] Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст.

[4] Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

[5] Далее – ФАС СКО, суд.

[6] Далее – БД АИС; БД.

1 Далее – ВАС РФ.

1 Далее - карточка

[7] Далее – администратор суда.

1 Далее – Перечень типовых документов

[P1] Пункт в ред. от 22.06.06

[P2] В ред. от 22.06.06

[P3] В ред. от 22.06.06

[P4] В ред от 22.06.06

[P5] В ред от 22.06.06, 25.10.06

[P6] ВВ ред. от 07.03.07

[P7] В ред. от 22.06.06