Контроль за использованием средств целевого назначения

На главную | Контакты | Карта сайта

| Система Грант-Экспресс

| Новости РФФИ
| Объявления
| Подписка на новости

| Общие сведения о РФФИ
| Кто есть кто в РФФИ
| Состав совета Фонда
| Адрес и телефон для справок

| Устав РФФИ
| Указы Президента
| Постановления и распоряжения Правительства

| Нормативные документы

| Решения совета Фонда

| Конкурсы РФФИ
| Региональные конкурсы
| Международные конкурсы
| Программы РФФИ
| Финансовое обеспечение проектов

| Вестник РФФИ
| Газета Поиск
| Публикации в СМИ
| Книги, изданные при поддержке РФФИ
| Информационный бюллетень РФФИ
| Издания РФФИ

| Использование результатов
| Контроль использования финансовых средств

| Международная деятельность
| Научные фонды
| Ведомства и академии
| Библиотеки и информационные центры
| Полезные ссылки

| Издательство Wiley
| Издательство «The American Mathematical Society»
| Издательство Elsevier
| Американское физическое общество (APS)
| Издательство IOP Publishing Limited
| Издательство The Royal Society of Chemistry
| Издательство Springer

| Введение
| 2009 год
| 2010 год
| 2011 год

| WIN-1251
| KOI8-R
| English

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЦЕЛЕВОГО НАЗНАЧЕНИЯ

Олимпий Солдатов, Ольга Данилова, РФФИ

Российский фонд фундаментальных исследований, созданный для поддержки и развития отечественной науки, осуществляет финансовую помощь российским ученым, выделяя им бюджетные средства целевого назначения на выполнение научно-исследовательских работ, издание монографий, развитие материально-технической базы, на проведение различных научных мероприятий и т.д.
Не будем делать секрета из того, что среди ученых, получивших поддержку от РФФИ на проведение фундаментальных исследований, бытует мнение о том, что они вправе распоряжаться финансовыми средствами по своему усмотрению, как своими личными. При этом они считают, что могут не соблюдать существующие в России законодательные и нормативные документы (в том числе и инструкции по бухгалтерскому учету для организаций, имеющих бюджетный счет) и правила РФФИ, которыми предусматриваются определенные требования по использованию средств целевого назначения.
Да, руководителям грантов по правилам РФФИ предоставлена возможность самостоятельно распоряжаться полученными от Фонда государственными средствами, но только в рамках законов, невзирая на должности и звания ученого.
В Уставе РФФИ отмечено, что Фонд осуществляет контроль за использованием средств целевого назначения. В целях упорядочения взаимоотношений Фонда, организаций и грантодержателей было разработано "Соглашение", подписываемое всеми заинтересованными сторонами, в котором отражены правила организации и проведения работ по проектам, поддержанным РФФИ.
Именно этими документами Фонд руководствуется в своей работе при проверках деятельности организаций и грантодержателей по расходованию ими государственных средств целевого назначения.
Необходимо подчеркнуть, что это в определенной степени дисциплинирует как организации, через которые осуществляется финансирование проектов, так и самих грантодержателей, заставляя их более требовательно подходить к расходованию бюджетных средств.
Фонд с самого начала своей деятельности определил условия финансирования проектов, чему ежегодно на страницах газеты "Поиск" и журнала "Вестник РФФИ" посвящаются выступления сотрудников РФФИ. И если подавляющее большинство ученых использует наши рекомендации и предложения, то отдельные из них, к сожалению, недооценивают важность этой проблемы, допускают нарушения действующих законодательных документов и правил РФФИ.
В газете "Поиск" №47, ноябрь 1997 г. опубликованы формы научных и финансовых отчетов. Обращаем внимание и грантодержателей, и работников экономических служб на необходимость тщательного изучения этих документов, в том числе и на новое требование Фонда, предусматривающее сохранение в бухгалтерии организации, через которую РФФИ финансирует проекты, копий финансовых отчетов в течение всего срока выполнения работ по ним и еще год после их завершения.
Не останавливаясь подробно на результатах проведенных в текущем году проверок, хотелось бы отразить наиболее существенные и часто встречающиеся нарушения.
Считаем, что это важно и в связи с тем, что приближается время подготовки и направления в Фонд научных и финансовых отчетов о работе по грантам. Представляется целесообразным предостеречь от ошибок в этой работе грантодержателей и работников экономических служб организаций, через которые РФФИ финансировал проекты.
Мы рассматриваем нарушения требований РФФИ с двух позиций:

- несоблюдение установленных правил оформления соответствующих документов, каковыми являются финансовые отчеты,
- факты непосредственно нецелевого использования средств.

Прежде всего, грантодержатели представляют в Фонд далеко не полную информацию о фактических расходах денежных средств на выполнение исследований по проектам, финансируемым РФФИ, как этого требуют соответствующие формы финансовой отчетности (Формы 505-508, 516).
Согласитесь, что перечислить в отчете приобретенные в течение года на средства гранта оборудование и материалы, персональный состав членов творческого коллектива с указанием фактической величины оплаты их труда, представить информацию о командировках сотрудников, о сторонних организациях, с которыми заключены договорные отношения, не является сложным и трудоемким делом.
При этом, мы не требуем в перечне приобретенного оборудования и материалов указывать, к примеру, весь список закупленных химических реактивов. Достаточно отметить: "Химические реактивы" и указать общую сумму и т.д. В аналогичных случаях рекомендуем закупленные товары и материалы объединять в соответствующие группы и указывать только общую сумму. Что касается оборудования, то в финансовых отчетах необходимо представлять весь перечень купленного на средства гранта оборудования с указанием затрат по каждому из них. Уверены, что выполнить эти требования РФФИ также не представляет никакого труда.
В разделе "Прочие расходы" указываются затраты на почтово-телеграфные расходы, оплату телефонных разговоров, отправку факсов и т.д., в том случае, если они связаны непосредственно с выполнением работ по грантам.
Хотим обратить внимание грантодержателей на тот факт, что за полученные под отчет денежные средства для приобретения канцтоваров, на оплату почтово-телеграфные расходов и т.д., они обязаны, в соответствии с существующими инструкциями Минфина РФ, представлять в бухгалтерию авансовые отчеты не позднее 3-х рабочих дней по истечению срока, установленного в организации, через которую осуществляется финансирование проектов.
В тех случаях, когда выданные под отчет суммы денежных средств не возвращены в бухгалтерию в установленный срок и не представлены оправдательные документы, взятые ими суммы подлежат включению в облагаемый подоходным налогом совокупный доход грантодержателя в общеустановленном порядке.
Обращаем внимание на то, что все полученные под отчет средства, должны использоваться для оплаты товаров или услуг, связанных непосредственно с выполнением работ по грантам.
Как известно, по правилам РФФИ грантодержатели могут использовать не более 30% средств от общего объема гранта на командировочные расходы. В случае осуществления поездок для проведения наблюдений, экспедиций, получения экспериментальных материалов и т.д., эта норма может быть превышена. Не разрешается из командировочных средств оплачивать расходы, связанные с оппонированием диссертаций.
При проверках мы сталкиваемся с фактами, когда грантодержатели в финансовых отчетах приводят сведения о командировках, которых, на самом деле, не было, или, наоборот, не указывают командировки, которые в действительности имели место.
Спрашивается, почему оплата командировочных расходов производится лицам, не являющихся членами творческого коллектива и никаких объяснений этому руководитель проект не представляет. Мы допускаем, что в отдельных случаях в рамках одного или нескольких грантов необходимо направить в командировку сотрудника, не являющегося членом научного коллектива. В этом случае грантодержатель должен представить в бухгалтерию своей организации обоснование такой командировки и указать о ней в финансовом отчете.
Хотим напомнить грантодержателям и руководителям организаций какие документы должны быть оформлены при направлении работника в командировку. Это приказ, командировочное задание, командировочное удостоверение, которое работник вместе с другими документами, подтверждающими его расходы по командировке, сдает в бухгалтерию организации для их возмещения в установленном законодательством РФ порядке. Обращаем внимание грантодержателей на то, что по существующим в России инструкциям бухучета, они обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.
Осуществление сложных научных исследований по грантам подчас связаны с привлечением специалистов различных специальностей для выполнения определенного объема работ. К этим работам могут привлекаться как сотрудники организации, через которую финансируется проект, так и специалисты других учреждений, оформленные в этом случае по трудовым соглашениям.
При этом грантодержатели в финансовых отчетах должны отразить в списке участников творческого коллектива и тех, кто является временными исполнителями.
В Фонд поступает много вопросов по поводу того, на какие статьи расходов относить оплату очередных и дополнительных отпусков для сотрудников организаций, работающих по грантам РФФИ. Сообщаем вам, что в этом случае работники бухгалтерии должны руководствоваться Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждения и организациях, состоящих на бюджете.
Руководитель гранта в смете расходов (на квартал) должен указать затраты на оплату очередных и дополнительных отпусков, в том случае, если он сам или его исполнители в этот период намереваются использовать свой отпуск.
Отнесение указанных затрат на прямые или накладные расходы должно осуществляться в соответствии с действующими в системе вашего ведомства нормативными документами о списании затрат.
Нужно помнить, что правилами Фонда предусматривается выделение средств на оплату труда в размере 50% от общего объема финансирования проекта, включая и расходы на оплату "отпускных".
И о сторонних организациях.
В ходе наших проверок возник целый ряд вопросов:

- почему представляемые в РФФИ сведения о сторонних организациях во многих случаях недостоверны?
- почему грантодержатели скрывают местонахождение организаций, услуги которых они используют в работе по грантам?
- чем вызвано упорное нежелание грантодержателей представить результаты работ, выполненные сторонними организациями по договорам в рамках грантов?

Более того, как показывают проверки, некоторые грантодержатели без серьезных обоснований направляют от 60% до 80% от полученных от РФФИ средств сторонним организациям. Невольно возникает вопрос: кто же в таком случае на самом деле выполнял работу по гранту РФФИ - грантодержатели или привлеченные ими сторонние организации?
Все эти примеры свидетельствуют о том, что грантодержатели и руководство организаций недооценивают важность соблюдения требований по расходованию государственных средств целевого назначения.
В предыдущих публикациях мы обращали внимание грантодержателей и работников экономических служб на необходимость строгого выполнения положений Гражданского кодекса, касающихся оформления договоров со сторонними организациями, включающих в себя пакет необходимых документов.
Почему мы вновь вынуждены возвращаться к этой проблеме? Только потому, что проведенные в этом году проверки в основном показали, что грантодержатели, работники экономических служб и руководители организаций, имеющих право подписи на таких документах, по-прежнему не уделяют должного внимания правильности их оформления.
В связи с этим, напоминаем о том, как должны быть оформлены такие документы. Необходим сам договор, составленный с учетом требований Гражданского кодекса. В нем должны быть отражены номер, дата его подписания, указан предмет договора, стоимость работ и порядок расчета, порядок сдачи и приемки работ, ответственность сторон, срок действия договора, юридические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон, заверенные печатями.
Особо подчеркнем, что обязательными приложениями к договору должны быть: смета расходов, протокол соглашения о договорной цене за проведение работы, акт сдачи-приемки работы; а в случае выполнения продолжительной работы - календарный план.
В целях более строгого контроля за использованием государственных средств целевого назначения, в некоторых организациях администрация ввела следующую практику: она предлагает грантодержателям представить в дирекцию своей организации обоснования того, почему они обращаются за услугами в ту или иную организацию и что выполнить эти работы собственными силами своего института эти грантодержатели не смогут.
После завершения работ, предусмотренных договором, организация-исполнитель должна представить аннотационный отчет о проделанной работе.
Например, если договор был связан с созданием определенных программ, дается краткое описание этой программы, с указанием того что она передана "Заказчику" на дискете, которую работники бухгалтерии оформляют по правилам бухгалтерского учета нематериальных активов. Следует помнить, что различные программы, модели, прогнозы и т.д. являются продуктами "интеллектуальной собственности" и несколько отличаются от общепринятого понятия научно-технической продукции. Естественно, что договорные документы на создание продуктов "интеллектуальной собственности" отличаются от форм договоров на создание научно-технической продукции о чем было опубликовано в газете "Поиск" №48 1996 г.
В том случае, когда "Исполнитель" в соответствии с договором должен синтезировать, к примеру, химические вещества для проведения грантодержателем экспериментов, то в аннотационном отчете описываются: методика получения этих веществ, их свойства и количество, переданное "Заказчику".
Напоминаем, что в соответствии с Законом о налоге на добавленную стоимость (статья 5, пункт 1м) и Инструкцией Государственной Налоговой службы РФ от 11 октября 1995 г. №39, раздел V, п.12м (ред. 12.03.97.), только научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, выполняемые за счет бюджета, а также средств Российского фонда фундаментальных исследований освобождаются от налога на добавленную стоимость.
В случае проведения экспедиций в рамках инициативного проекта, в РФФИ должны быть представлены финансовые отчеты по формам 505 и 506. Если же проект является "экспедиционным", то представляется отчет только по форме 505.
Знакомы ли наши грантодержатели с этими формами? Безусловно! Тем не менее, многие грантодержатели, отметив в Форме 506 расходы на экспедицию, "забывают" при этом заполнить Форму 505.
Кроме этого, руководители проектов позволяют себе произвольно использовать "экспедиционные" средства на цели, не имеющие прямого отношения к экспедиции.
Мы встречаемся с такими фактами, когда грантодержатели расходуют эти средства на издание монографий, оплату поездок за границу для участия в научных мероприятиях и т.д., хотя известно, и, в первую очередь, самим грантодержателям, что такое использование средств, направленных целевым назначением на проведение экспедиций, является грубым нарушением правил РФФИ! Ибо, по каждому такому направлению в РФФИ имеются специальные конкурсы, которыми должны руководствоваться ученые на общих основаниях.
Одновременно обращаем внимание грантодержателей, руководителей организаций на то, что, при определении сметы затрат на проведение экспедиций, они должны руководствоваться инструкциями того ведомства, к которому принадлежит их организация и законодательными документами РФ.
И еще на один момент хотим обратить внимание читателей. Речь идет об оплате проездных документов для российских ученых, принимающих участие в работе международных научных мероприятий за рубежом (в том числе и в СНГ).
Не повторяясь, хотим сказать, что подробная информации по данному вопросу была опубликована в газете "Поиск" №24 и №26 1997 года. И грантодержатели должны строго придерживаться этих правил.
Мы попытались акцентировать внимание читателей на основных нарушениях принципов целевого использования бюджетных средств, выделяемых Фондом на проведение фундаментальных исследований. Эти вопросы являются предметом пристального внимания и зарубежных Фондов, опирающихся на бюджетное финансирование.
В качестве примера сошлемся на известный во всем мире Фонд - NSF, в котором разработана строгая система контроля за соблюдением правил расходования бюджетных средств, выделенных по прямому назначению для выполнения той или иной работы.
При этом, "отправной" точкой для проверок является смета расходов, разработанная автором заявки.
Обращаем внимание на то, что не только грантодержатели, но и руководители организаций, работники экономических служб, нарушают правила РФФИ, касающиеся целевого использования бюджетных средств. Их роль и место в данной проблеме нам хотелось особенно подчеркнуть.
"Соглашением" предусмотрено, что организация может не более 20% от поступивших по грантам средств использовать на компенсацию накладных расходов. Их расходование определяется структурой накладных расходов данной организации. Администрация, подписав тройственное "Соглашение" (РФФИ-Организация-Грантодержатель), берет на себя ответственность за соблюдение всех правил Фонда, а также предоставление необходимых условий ученым для выполнения работ по грантам, в том числе обеспечение их помещениями, теплом, электроэнергией и т.д. Как показывают наши проверки, многие работники финансово-экономических служб не знакомы ни с "Соглашением", ни с "Правилами организации и проведения работ по проектам, поддержанным РФФИ".
Поэтому, мы считаем, что работники финансово-экономических подразделений обязаны располагать этими документами.
При проверках, проводимых Отделом, были вскрыты нарушения со стороны администрации, связанные со "скрытым" завышением накладных расходов. Например, в состав творческого коллектива администрация включала работников бухгалтерии, секретарей директора и др., оплата труда которых осуществлялась не из 20%, которые Фонд предоставил организации для обеспечения выполнения работ по грантам, а из фонда оплаты труда сотрудников-членов научного коллектива.
В отдельных организациях администрация в целях обеспечения нужд института приобретала множительную технику, оплачивала услуги автобазы и без ведома руководителей проектов эти затраты относила на статьи расходов, связанные с приобретением материалов и оборудования, тем самым существенно увеличивая установленную РФФИ величину накладных расходов.
Имели место случаи, когда руководители организаций использовали средства, выделенные РФФИ на развитие материально-технической базы не по прямому назначению. Часть средств использовалась на ремонт помещения, приобретение бытовых товаров, не связанных непосредственно с выполнением задач по гранту.
Изложенные выше факты свидетельствуют о недооценке руководством организаций, сотрудниками экономических служб и грантодержателями важности соблюдения правил РФФИ, а также законодательных положений Казначейства РФ по данному вопросу (Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 27.08.1993 года № 864 "О федеральном Казначействе Российской Федерации", в ред. от 28.01.97. № 109).
Кроме этого, обращаем внимание администрации учреждений, через которые РФФИ осуществляет финансирование проектов и в которых работают руководители этих проектов, на необходимость соблюдения не только правил Фонда, но положений КЗОТа РФ о труде, в том числе и тех, которые касаются заработной платы (глава VI).
И, наконец, мы хотели бы остановиться еще на одном моменте. Речь идет о тех мерах, которые принимаются РФФИ по устранению нарушений.
В Фонде вошло в практику результаты всех проверок обсуждать на заседании Исполкома и принимать соответствующие решения. В случае, если проверка показала, что несоблюдение правил по целевому использованию государственных средств было допущено по вине грантодержателя, то рассматривается вопрос об уменьшении объема финансирования в соответствии с размером допущенного нарушения.
Если же нарушения допущены по вине администрации, то Исполком принимает решение, обязывающее дирекцию их устранить и вернуть грантодержателю средства, неправомерно использованные руководителями организаций.
Уверены, что соблюдение законодательных положений по целевому использованию государственных средств и требований Фонда по данному вопросу, будут способствовать совершенствованию работы отечественных ученых по грантам РФФИ, более рациональному расходованию финансовых ресурсов, выделяемых на проведение фундаментальных исследований.
Со своей стороны Отдел, осуществляя проверки организаций, стремится не только вскрывать недостатки, но и при встречах с руководителями организаций, работниками планово-экономических подразделений и грантодержателями доводить до их сведения положения законодательных органов, правила РФФИ, с тем, чтобы исключить повторения нарушений в будущем.
Грантодержатели, руководители организаций и работники планово-экономических подразделений заинтересованные в дальнейшем улучшении работы РФФИ, могут высказать свои предложения в недавно открытом "Дискуссионном клубе" (в Интернете соответствующий раздел на сервере РФФИ www.rfbr.ru), а также направлять материалы по электронной почте: novikov@rfbr.ru или присылать их в Фонд на дискетах.

Copyright © 1997-2007 РФФИ | Дизайн и программирование: Intra-Center