Структура и функциональные возможности новой информационной системы РФФИ

На главную | Контакты | Карта сайта

| Система Грант-Экспресс

| Новости РФФИ
| Объявления
| Подписка на новости

| Общие сведения о РФФИ
| Кто есть кто в РФФИ
| Состав совета Фонда
| Адрес и телефон для справок

| Устав РФФИ
| Указы Президента
| Постановления и распоряжения Правительства

| Нормативные документы

| Решения совета Фонда

| Конкурсы РФФИ
| Региональные конкурсы
| Международные конкурсы
| Программы РФФИ
| Финансовое обеспечение проектов

| Вестник РФФИ
| Газета Поиск
| Публикации в СМИ
| Книги, изданные при поддержке РФФИ
| Информационный бюллетень РФФИ
| Издания РФФИ

| Использование результатов
| Контроль использования финансовых средств

| Международная деятельность
| Научные фонды
| Ведомства и академии
| Библиотеки и информационные центры
| Полезные ссылки

| Издательство Wiley
| Издательство «The American Mathematical Society»
| Издательство Elsevier
| Американское физическое общество (APS)
| Издательство IOP Publishing Limited
| Издательство The Royal Society of Chemistry
| Издательство Springer

| Введение
| 2009 год
| 2010 год
| 2011 год

| WIN-1251
| KOI8-R
| English

СТРУКТУРА И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ НОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РФФИ

Введение

Предыстория

Предпосылки создания новой ИС

Основные задачи и требования к ИС РФФИ

Фонд как объект информатизации

Реализация основных задач Фонда в рамках новой ИС

Информационные ресурсы

Подсистема "Грант в Интернет"

Заключение

РЕАЛИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ ФОНДА В РАМКАХ НОВОЙ ИС

Многочисленные информационные задачи, решаемые Фондом, определяют состав основных функциональных подсистем ИС РФФИ. Каждая из задач находит свое отражение в структуре ИС и представлена набором программных средств, обеспечивающих ее реализацию. Структура информационной системы РФФИ представлена на рис. 1, а фрагмент логической структуры - на рис.2.

Рис 1. Основные подсистемы ИС РФФИ.

Рис 2. Фрагмент логической структуры базы данных ИС РФФИ.

Главная задача Фонда - конкурсная поддержка научно-исследовательских работ - реализуется подсистемой "Грант" путем комплексного решения нескольких подзадач. С целью нахождения оптимальной структуры столь сложной информационной системы, которой должна была стать ИС РФФИ, была построена информационная модель процесса проведения конкурса и технологии сопровождения проектов. Это позволило выделить несколько основных блоков этой подсистемы. Остановимся на них подробнее.

Регистрация

Подсистема регистрации предназначена для решения задачи ввода в БД информации по поступающим в Фонд заявкам и отчетам и ее предварительной обработки.

Начиная с 1995 года, заявки и отчеты поступают в РФФИ не только в печатном виде, но и в электронной форме (на дискетах), что позволило отказаться от чрезвычайно трудоемкой их ручной обработки. Использование электронных форм обеспечивает высокую оперативность и достоверность регистрации заявок и отчетов, причем сразу же после электронной регистрации все пользователи ИС, включая экспертов, получают полную информацию об их содержании, авторах, научных организациях и т.д.

Система построена таким образом, чтобы в максимальной степени исключить дублирование информации и, тем самым, уменьшить ее общий объем и повысить достоверность. Эффект достигается за счет использования механизма ссылок (связей) между уникальными объектами. Для этого одна и та же информация должна использоваться в качестве входной для нескольких подсистем.

Информация, содержащаяся во входном информационном потоке, представляется в виде набора информационных объектов, связанных между собой заранее заданным образом. При регистрации заявок производится идентификация объектов из входного потока с аналогичными объектами из числа уже имеющихся в БД. В дальнейшем для объектов, однозначно соответствующих найденным в БД, используются не объекты из входного потока, а ссылки на них. При этом предусмотрена естественная процедура актуализации данных об объектах. Процесс идентификации объектов не может быть полностью формализован, поэтому привязка производится в полуавтоматическом режиме.

Подсистема регистрации позволяет осуществлять:

- выбор типа конкурса;
- дифференцированный разбор входных данных на файлы, содержащие формализованную информацию о заявках или отчетах, заявителях, организациях, и файлы, содержащие графическую, мультимедийную и прочую неформализованную информацию;
- просмотр содержимого файлов с формализованной информацией;
- редактирование файлов регистрации с целью оперативного исправления ошибок, допущенных при заполнении дискет;
- поиск сущностей в БД на предмет их идентификации с указанными в файлах регистрации;
- привязку информации, присланной с файлами регистрации, к данным, уже существующим в БД с их обновлением в случае необходимости;
- групповые операции по привязке сущностей;
- настройку на новые виды конкурсов РФФИ и изменения правил заполнения форм заявок и отчетов.

На рис. 3 показан визуализированный фрагмент работы программы регистрации.

Рис.3 Работа программы регистрации.

Отдельным блоком подсистемы регистрации является автономная программа по автоматизированной подготовке заявки или отчета. Эта программа, настраиваемая в соответствии с меняющимися правилами оформления конкурсов, подготавливается каждый год, распространяется Фондом на дискетах, а также доступна по электронной почте, через FTP и WWW серверы РФФИ и позволяет заявителям и грантодержателям облегчить процесс подготовки требуемых форм и повысить качество их оформления.

Сопровождение проектов

Хранящаяся в ИС РФФИ информация не является застывшей и неизменной. Она регулярно пополняется и корректируется в течение всего жизненного цикла проекта - от регистрации до последней экспертизы итогового отчета. Сотрудники Фонда постоянно взаимодействуют с руководителями проектов и организаций, в которых выполняются проекты и через которые осуществляется их финансирование. При этом в ИС появляются новые объекты, изменяются свойства существующих.

Данные, представляемые заявителями, далеко не всегда являются такими точными и полными, как этого хотелось бы. Сотрудники конкурсных и финансового отделов, выверяя и корректируя поступающую информацию, обеспечивают достоверность и полноту данных, соответствие их данным финансовых организаций, осуществляющих проводку финансирования. При этом каждая организация, каждая персоналия, информация о которых поступает в отделы, сопровождающие проекты по конкретному научному направлению, представлены в ИС единственным образом. Каждый отдел ведет свой фрагмент БД информационной системы РФФИ, что достигается посредством управляемого разграничения доступа на уровне СУБД Oracle. Рисунок 4 иллюстрирует дизайн главного окна ИС РФФИ.

Рис. 4. Главное окно ИС РФФИ.

Подсистема "Сопровождение" должна обеспечивать:

- редактирование данных о сущностях: проектах, персонах, организациях, распоряжениях, банках;
- создание хранимых выборок по различным сущностям. В идеале механизм должен позволять пользователям самим определять и хранить в БД SQL-запросы. Таким образом, у каждого пользователя может быть множество хранимых выборок, права доступа к которым определяет он сам.
- просмотр научной информации, содержащейся в заявках и отчетах, включая графические данные в различных форматах, а также мультимедийную информацию. Предусмотрено, что доступ к этой информации должен осуществляться посредством ее предварительной выгрузки из БД и использования внешних программ просмотра.
- cоздание новых сущностей, а также удаление их. С целью хранения истории сущностей в ИС РФФИ не допускается удаление тех, которые имеют связи с финансовыми операциями. Так, например, невозможно удалить организацию, через которую когда-либо финансировался хотя бы один проект.
- привязку одних сущностей к другим, что, необходимо, например при смене организации финансирования у проекта или смене руководителя проекта.
- слияние одних сущностей с другими. Данная операция необходима для удаления дублирующейся информации в БД. Как уже отмечалось, нередко информация, поступающая с заявками, недостаточно хорошо выверена, и на этапе регистрации могут возникать, скажем, новые версии персон, уже присутствующих в БД. Поэтому предусмотрен механизм, позволяющий сливать (объединять) различные сущности в процессе сопровождения проектов. Кроме того, существует возможность объявления версии сущности основной.
- навигацию по связям между основными сущностями с обоих концов связи. Например, имеется возможность выявить не только организацию, где работает персона в форме "Персона", но и список работников этой организации (зарегистрированных в системе) в форме "Организация".

На рис. 5,6 представлены видеограммы карточек "Проекты" и "Организация".

Рис.5. Карточка "Проекты" (закладка "Проект)".

Рис 6. Карточка "Организация" (закладка "Общие сведения")

Экспертиза

Экспертиза проектов и отчетов в РФФИ проводится с привлечением независимых экспертов. Данные по научной информации о проектах, подготовленные в подсистеме регистрации, образуют основной входной поток данных для подсистемы "Экспертиза". На выходе подсистемы формируется совокупность проектов, поддерживаемых Фондом, которая, в свою очередь, является входными данными для подсистемы финансирования проектов. Подсистема позволяет распределять проекты между экспертами, заполнять экспертные анкеты, формировать финансовые документы для оплаты труда экспертов. Выходной поток данных, формируемый подсистемой "Экспертиза", дополняется содержимым экспертных анкет, содержащих оценки, выставленные проекту, и текстом экспертного заключения. Часть выходного потока состоит из открытой информации, прежде всего научной.

В информационной системе эксперт представлен персоналией, аналогично персоналиям руководителей или участников проектов. В отличие от обычной персоналии у эксперта имеется специальный код. Это позволяет применять автоматизированные средства подбора экспертов по областям знаний с учетом возможных конфликтов интересов (соавторство, общее место работы, предыстория работы эксперта и экспертизы проекта, и т.п.).

Подсистема "Экспертиза" обеспечивает:

- формирование и ведение БД экспертов и членов экспертных советов;
- ручное/автоматизированное распределение заявок и отчетов по экспертам;
- научно-информационное обеспечение процесса проведения экспертизы с использованием ретроспективной информации, содержащейся в БД заявок и отчетов;
- ввод в базу данных результатов экспертизы заявок и отчетов;
- учет работы экспертов.

Финансирование проектов

Вследствие непрерывно изменяющихся условий по расходованию бюджетных средств подсистема "Финансирование" является весьма динамично меняющейся частью информационной системы. Она включает в себя:

- средства автоматизации подготовки и выпуска документов по финансированию проектов по конкурсам РФФИ,
- средства автоматизации подготовки отчетности о работе Фонда по финансированию проектов,
- средства автоматизации бухгалтерской деятельности.

Основными объектами для подсистемы "Финансирование" являются банки, организации, проекты, распоряжения и платежные документы.

Основным документом, по которому производятся выплаты по проектам, являются распоряжения. Они формируются для массива поддержанных проектов по мере поступления финансовых средств на счет РФФИ. Перед подготовкой распоряжений в научных отделах поступившие финансовые средства распределяются по видам деятельности и научным направлениям в соответствии с квотами, утвержденными Советом Фонда. На основании выпущенных распоряжений финансовые службы Фонда готовят платежные документы - казначейские реестры или платежные поручения. В настоящее время подсистема "Финансирование" позволяет выпускать реестры для Федерального казначейства, Управления Федерального казначейства по г. Москве и банковские платежные поручения.

Таким образом, основными целями создания подсистемы "Финансирование" было решение следующих задач:

- информационное обеспечение процедур распределения (в пределах квот по отделам и видам конкурсов) поступающих финансовых средств, контроля за их расходованием при выполнении каждого проекта и обработка поступающих финансовых отчетных документов;
- подготовка распоряжений, оформление платежных документов;
- подготовка списков - приложений к извещениям о финансировании;
- ведение БД банковских/казначейских реквизитов организаций, финансирующих грантодержателей (включая историю переадресовки финансирования проектов).
- отслеживание банковских/казначейских операций и прохождения платежей;
- подготовка отчетной финансовой документации;

Подсистема позволяет осуществлять следующие операции:

- ежемесячное распределение выделяемых бюджетом средств по видам расходов, видам деятельности, конкурсам и направлениям науки;
- создание научными отделами распоряжений. В распоряжения могут включаться от одного до нескольких тысяч проектов, финансирующихся, в свою очередь, в нескольких сотнях организаций.
- >ручное или автоматическое распределение средств по проектам, вошедшим в распоряжение. Автоматический способ распределения (пропорционально годовой сумме финансирования проекта, либо пропорционально остаткам) особенно важен, учитывая большое количество проектов в каждом распоряжении. Системой автоматически производится контроль превышения выделенного проекту финансирования. Кроме того, имеется возможность автоматического выравнивания процентного соотношения выплат по проектам. Программа также позволяет производить распределение финансовых средств в разрезе статей экономической классификации.
- печать распоряжений научными отделами. После визирования соответствующих распоряжений, планово-финансовый отдел приступает к обработке распоряжений, созданных в научных отделах.
- печать платежных документов (банковские платежки) или создание реестров для Федерального казначейства.

Корпоративная деятельность Фонда

В эту группу были выделены задачи, обеспечивающие нормальное функционирование Фонда как организации. Сюда вошли задачи "Складской учет", "Штатное расписание", "Кадры".

Задачи "Штатное расписание" и "Кадры" образуют подсистему "Кадровая служба", реализующую функции управления персоналом и обеспечивающую:

- мониторинг структуры Фонда и подготовку отчетных документов по штату Фонда;
- мониторинг данных о сотрудниках, их приеме на работу и увольнении, их должностях, окладах и надбавках;
- создание и ведение БД приказов и распоряжений различных типов;
- создание различных категорий отчетов по стандартным формам отчетности.

Подсистема "Складской учет" предназначена для управления материальными потоками РФФИ и выполняет:

- ведение БД технических характеристик и документации по видам материальных ценностей;
- учет складских запасов материальных ценностей, их инвентаризации, возвратов, списаний, внутреннего перемещения;
- формирование необходимых документов на основе учетных данных.

Copyright © 1997-2007 РФФИ | Дизайн и программирование: Intra-Center